Tips Implementasi CRM Tanpa Hambatan untuk Meningkatkan Kinerja Tim

Jakartakita.com – Mengimplementasikan teknologi baru seperti CRM seringkali menghadapkan bisnis dengan beberapa tantangan. Salh satu tantang tersebt adalah penolakan oleh tim. Oleh karena itu, dalam prosesnya, bisnis perlu memperhatikan tips-tips berikut ini, agar implementasi CR dapat berjalan dengan lancar tanpa hambatan.

Mengenali Dinamika Tim dalam Implementasi CRM

Dinamika tim merujuk pada interaksi, perilaku serta hubungan yang terbangun dalam tim. Secara sederhana, hal ini merupakan cara bagaimana tim bekerja. Mengenali bagaimana dinamika tim bekerja dalam perusahaan perlu dipahami oleh ketua tim, bagi perusahaan kecil, pemilik bisnis juga harus terlibat. 

Dinamika tim ini biasanya dapat berupa:

• Perbedaan persepsi antara beberapa anggota tim.
• Penolakan terhadap perubahan dan sulit beradaptasi dengan sistem baru.
• Komunikasi buruk yang dapat menyebabkan kesalahpahaman.
• Tidak ada figur kepemimpinan yang menyebabkan tim kesulitan bekerja sama.

Untuk menghindari hal-hal tersebut, manajer atau pemilik bisnis dapat melakukan pencegahan seperti upaya-upaya berikut:

Melibatkan tim sejak awal implementasi CRM

Meskipun tujuan utama dari implementasi CRM adalah untuk meningkatkan efisiensi, keputusan penggunaannya perlu dikoordinasikan dengan anggota tim. Peringatkan perubahan-perubahan yang mungkin terjadi setelah implementasi CRM. Karena bagaimanapun, pada akhirnya anggota tim lah yang paling banyak menggunakan teknologi ini. 

Sehingga, agar fitur yang dibayar dapat berfungsi dengan optimal, diskusikan terlebih dahulu tugas tugas apa saja yang paling membutuhkan optimasi CRM. Dengan demikian, implementasi CRM dapat bekerja dengan baik dan meningkatkan efisiensi kinerja tim.

Menghilangkan ketakutan terhadap teknologi baru di tim

Teknologi saat ini telah menjadi bagian dari kehidupan sehari hari. Sayangnya, bagi beberapa orang, menghadapi teknologi baru bisa menjadi tekanan. Apalagi dalam lingkungan kerja, penggunaan teknologi akan memengaruhi keseluruhan alur kerja. 

Beberapa juga masih banyak yang berpikir bahwa akuisisi teknologi akan berpotensi besar mengganti pekerjaan manusia. Untuk itu, penting bagi perusahaan untuk membangun kepercayaan diri anggota tim dalam menggunakan teknologi baru seperti implementasi CRM.

Beberapa upaya berikut dapat dilakukan untuk mengurangi ketakutan anggota tim terhadap implementasi teknologi baru. Beberapa cara yang bisa dilakukan antara lain:

• Mengkomunikasikan dengan jelas terkait manfaat dari teknologi baru, bagaimana cara kerjanya, dan bagaimana teknologi ini akan memudahkan pekerjaan mereka.
• Menyediakan pelatihan yang cukup dan mudah dipahami dengan melibatkan anggota tim secara aktif dalam proses pelatihan.
• Memberikan dukungan berupa mentor atau ahli IT yang siap membantu jika ada masalah.

Strategi tim untuk adaptasi dengan perubahan alur kerja baru 

JIka implementasi CRM telah dibicarakan dengan tim, dan ketakutan terhadap teknologi baru telah diatasi, maka manajer beserta anggota tim perlu menyusun strategi sebagai bentuk adaptasi dalam menghadapi alur kerja baru. Strategi adaptasi ini perlu diperlakukan secara perlahan agar ti dapat bekerja dengan produk dan efisien tanpa mengganggu pekerjaan sebelumnya. 

Manajer tim perlu bersikap proaktif agar anggota dapat semakin terbiasa dengan penggunaan CRM. Bila perlu, melakukan evaluasi secara berkala, agar perkembangannya dapat terpantau dengan baik. Selain itu, pertimbangkan umpan balik yang diberikan tim untuk menyesuaikan pembaruan strategi adaptasi teknologi. 

Peran pemimpin tim dalam menjaga semangat tim

Manajer tim adalah nahkoda bagi keseluruhan tim, mereka lah yang memiliki pengaruh besar terhadap motivasi serta penentuan tujuan tim. Oleh karena itu, menjaga agar tim tetap semangat dalam beradaptasi dengan teknologi menjadi tugas manajer tim. Dengan semangat yang tinggi dan terjaga dengan baik, anggota tim dapat bekerja dengan produktif dan meningkatkan kinerja operasional bisnis.

Mengintegrasikan CRM dengan Alat yang Sudah Digunakan Tim

Hal ini jarang diketahui oleh perusahaan bahwa implementasi CRM dapat dihubungkan dengan berbagai software yang sudah digunakan oleh tim dalam menjalankan tugas sehari-hari. Tujuannya adalah untuk menciptakan satu sistem yang terintegrasi dan efisien, sehingga informasi pelanggan dapat diakses dan dikelola secara terpusat, serta meningkatkan produktivitas dan kolaborasi tim.

Integrasi ini nantinya dapat mengurangi potensi data yang terduplikat serta memastikan data pelanggan selalu up-to-date dan akurat di seluruh sistem yang diakses oleh tim.  Dengan begitu, tim dapat berkolaborasi dengan baik dan mengambil keputusan bisnis sesuai dengan data.

Kolaborasi lebih mudah dengan chatbot whatsapp

Jika perusahaan terbiasa menggunakan Whatsapp sebagai media komunikasi, maka mengintegrasikannya dengan CRM menjadi lebih mudah. Karena sudah banyak platform CRM yang memfasilitasinya dengan aplikasi chatbot. Banyak dikenal sebagai chatbot WhatsApp, integrasi ini membuat kolaborasi antar tim internal menjadi lebih mudah. Begitupun komunikasi dengan pelanggan yang menjadi lebih terstruktur.

Dengan adanya chatbot whatsapp, tim dapat mengotomatiskan komunikasi untuk mengatur janji temu, atau mengirim pengingat secara otomatis melalui aplikasi whatsapp. Selain itu, kemampuan CRM dalam menyimpan data secara real-time dapat digabungkan dengan chatbot agar dapat menghubungkan tim dengan pelanggan secara cepat.

Sinkronisasi CRM dengan sistem manajemen proyek

Mengintegrasikan CRM dengan alat manajemen proyek seperti Trello, atau Asana dapat memudahkan manajer saat mengelola tugas dan proyek. Sinkronisasi keduanya juga mendukung pembagian tugas berdasarkan data pelanggan yang masuk ke dalam sistem CRM. Sehingga tim dapat menyelesaikan setiap proses secara terstruktur.

Status proyek juga dapat diperbarui, sehingga ketika ada perubahan proses dalam CRM, seluruh anggota tim akan mengetahuinya. Hal ini dapat mengurangi resiko tugas yang tumpang tindih.

Melacak Kemajuan dan Dampak Implementasi CRM

Agar implementasi CRM berhasil dan memberikan dampak positif dalam jangka panjang, diperlukan komunikasi yang terbuka antara ketua tim dan anggotanya. Beberapa strategi untuk melibatkan tim dalam proses pelacakan kemajuan dan dampak implementasi adalah:

• Mengadakan sesi penyampaian feedback secara rutin untuk membahas tantangan yang dihadapi tim saat menggunakan CRM dalam proses kerja sehari-hari.
• Melakukan diskusi untuk mendapatkan masukan langsung dari tim mengenai bagaimana CRM mempengaruhi produktivitas mereka.

Selain komunikasi dan diskusi terbuka, manajer tim juga dapat melakukan hal-hal berikut ini:

Analisis produktivitas tim setelah implementasi

Setelah implementasi CRM, produktivitas perlu diukur untuk mencari tahu apakah penggunaan CRM berdampak positif. Hal ini biasanya dilakukan dengan menetapkan KPI (Key Performance Indicators) seperti jumlah prospek yang berhasil dihubungi, waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas, dan tingkat konversi pelanggan. Jika KPI telah ditetapkan, maka analisis alur kerja mana yang dianggap lebih cepat.

Tim juga dapat membandingkan produktivitas sebelum dan sesudah implementasi, untuk melihat peningkatan efisiensi dalam proses kerja harian, termasuk apakah CRM membantu mengurangi kesalahan yang sering dilakukan sebelumnya. Analisis ini akan menunjukkan secara langsung bagaimana CRM berdampak pada kinerja tim, serta area mana yang masih memerlukan optimasi lebih lanjut.

Menganalisis efektivitas CRM terhadap pelayanan pelanggan

Implementasi CRM tidak ditujukan untuk mengubah pada produktivitas tim internal saja, tapi juga pada pelayanan pelanggan. Perusahaan dapat menganalisis dampak CRM terhadap pelayanan pelanggan dengan mengukur kepuasan pelanggan terkait interaksi mereka dengan tim, khususnya dalam hal kecepatan respons, maupun solusi yang diberikan.

Dengan melihat data dari sistem CRM tentang riwayat interaksi pelanggan, perusahaan akan mengetahui apakah CRM memungkinkan pelayanan pelanggan yang konsisten dan tepat sasaran.

Selain itu, perusahaan juga dapat mengevaluasi tingkat retensi pelanggan setelah implementasi CRM, apakah pelanggan merasa lebih puas dan menjadi lebih loyal karena adanya peningkatan kualitas respon dari tim.

Kesuksesan perusahaan dalam implementasi CRM sangat bergantung pada bagaimana tim melacak kemajuan dan dampaknya secara rutin. Dengan menjaga komunikasi terbuka untuk menganalisis produktivitas tim, serta menyesuaikan strategi berbasis data, tim bisa memastikan CRM bekerja secara optimal.